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Dateien formatieren mit Word 2016

Auswahl eines Formats

Zuerst legen Sie das Format Ihres Buches fest. Öffnen Sie dazu Ihr Dokument und wählen Sie im Menü „Layout“ die Option „Format“ und dann „Weitere Papierformate“, um die passende Buchgröße zu bestimmen.

Bedenken Sie, einen Beschnittrand einzuplanen. Das heißt, Sie fügen zu den gewählten Papiermaßen auf allen vier Seiten jeweils 3 mm hinzu. Beispielsweise: Für ein Taschenbuch mit dem Endformat 12,5 x 19,0 cm legen Sie Ihre Datei mit den Maßen 13,1 x 19,6 cm an.

Wenn Sie ein Buch im Querformat planen, vertauschen Sie Breite und Höhe. Vermeiden Sie die Einstellung „Ausrichtung ➢ Querformat“ in Word, da es zu Verschiebungen beim Druck kommen kann.

Die Seitenränder einstellen

In „Layout ➢ Seitenränder ➢ Benutzerdefinierte Seitenränder“ legen Sie den Abstand Ihres Textes zu den Rändern fest.

Geben Sie Ihrem Inhalt genügend Freiraum. Mehr Abstand zwischen Zeilen, Rändern und Absätzen verbessert die Lesbarkeit. Empfohlen wird ein Rand von 2 – 2,5 cm an allen Seiten. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass Innen- und Außenränder auf geraden und ungeraden Seiten abwechseln, dies stellen Sie unter „Gegenüberliegende Seiten“ ein. Wenden Sie diese Einstellungen auf das gesamte Dokument an.

Schriftarten auswählen und einbetten

Nutzen Sie eher unauffällige Schriftarten wie Arial oder Times New Roman und bleiben Sie bei einer Schriftart, um Klarheit zu bewahren. Wählen Sie „Alles auswählen“ (Strg + A), um dieselbe Schriftart im gesamten Dokument anzuwenden. Verwenden Sie Formatierungsoptionen wie Fett oder Kursiv sparsam. Für den Haupttext empfiehlt sich eine Schriftgröße von 11 Punkt und für das Kleingedruckte eine Größe von 9 Punkt.

Achten Sie darauf, alle Schriften einzubetten. Wählen Sie hierfür „Datei ➢ Optionen ➢ Speichern” und aktivieren Sie „Schriftarten in der Datei einbetten“.

Die beiden Kontrollkästchen unter dieser Einstellung sollten auf keinen Fall ausgewählt werden.

Bilder und Grafiken einbinden

Fügen Sie Bilder oder Grafiken über „Einfügen ➢ Bild“ ein. Rechtsklicken Sie auf das in Ihr Dokument eingefügte Bild und wählen Sie dann die Option „Bild“ aus dem Menü, um es anzupassen und korrekt in den Text einzufügen (beispielsweise unter „Layout ➢ Mit Text in Zeile“).

Für ein Bild über eine Doppelseite teilen Sie es in eine linke und eine rechte Hälfte. Achten Sie darauf, dass die linke Hälfte auf einer geraden Seite und die rechte auf einer ungeraden Seite platziert wird.

Umbrüche, Absätze und Einzüge setzen

Verwenden Sie manuelle Umbrüche für Kapitelanfänge, zu finden unter „Layout ➢ Umbrüche ➢ Seite“.

Für einen einheitlichen Text setzen Sie den gesamten Textteil in Blocksatz und erhöhen den Zeilenabstand auf 1,15 sowie den Absatzabstand auf 6 pt.

Aktivieren Sie zudem die automatische Silbentrennung unter „Layout ➢ Silbentrennung ➢ Automatisch“ für eine verbesserte Textdarstellung.

Seitenzahlen einfügen

Gehe zu „Einfügen ➢ Seitenzahl“, um Seitenzahlen entweder am oberen Rand als Kopfzeile oder am unteren Rand als Fußzeile einzufügen. Du hast die Möglichkeit, die Position und Ausrichtung der Seitenzahlen anzupassen. Eine zentrale Platzierung am unteren Rand ist dabei meist am einfachsten.

Wenn du die Seitenzahlen außen positionieren möchtest, aktiviere im sich öffnenden Menü die Option „Gerade und ungerade Seiten unterschiedlich“. Platziere dann die Seitenzahlen separat auf geraden und ungeraden Seiten jeweils außen. Denke daran, dass die erste Seite eines Buches üblicherweise rechts ist, sodass ungerade Seitennummern rechts und gerade Nummern links erscheinen.

Die Nummerierung beginnt normalerweise nach der Titelei. Daher füge nach dem Titel einen Abschnittsumbruch ein, indem du „Layout ➢ Umbrüche ➢ Nächste Seite“ wählst. Auf der darauffolgenden Seite hebe die Verbindung zur vorherigen Seite auf, indem du das Häkchen bei „Mit vorheriger verknüpfen“ entfernst.

Entferne die Seitenzahlen auf den ersten Seiten und lege unter „Einfügen ➢ Seitenzahlen ➢ Format“ fest, mit welcher Zahl die Zählung beginnen soll.

Gestaltung der Titelseite

Ein professionelles Buch mit ISBN beginnt gewöhnlich mit einem Vorspann, der sich über in der Regel 4 seitennummerierungsfreie Seiten erstreckt:

1. Schmutztitel: Meist wird hier der gekürzte Werktitel oder der Autor genannt, manchmal auch beides. Bei Reihen wird hier der Reihentitel erwähnt.

2. Frontispiz: Früher war hier oft eine Illustration gegenüber dem Titelblatt platziert; heute ist diese Seite meist leer oder beinhaltet ein Autorenporträt, detaillierte Angaben zu Reihen und Werkausgaben oder Informationen über den Autor und seine weiteren Veröffentlichungen.

3. Titelblatt: Die Seite, die vollständigen Titel, Untertitel, Autor und meist den Verlag angibt.

4. Impressum: Hier finden sich urheberrechtlich notwendige und von Bibliotheken erwünschte Buchinformationen. Folgende Angaben sind bei der Veröffentlichung eines Titels anzugeben (ein Beispiel zur Veranschaulichung):

Verlag:
Patrick Bosch
Kantstrasse 29
90455 Nürnberg
patrickbosch@email.de

Druck: Podbuchdruck, ein Service der Bookhub B.V., Blaricum

Der eigentliche Textteil beginnt üblicherweise auf Seite 5. Davor können auch eine Widmungsseite, ein Inhaltsverzeichnis oder ein Vorwort eingefügt werden. Wenn du keinen vollständigen Vorspann anlegen möchtest, kannst du direkt mit dem Titelblatt auf Seite 1 beginnen.

Automatisches Inhaltsverzeichnis

Weise den Überschriften, die im Inhaltsverzeichnis erscheinen sollen, eine einheitliche Formatvorlage zu. Erstelle das Inhaltsverzeichnis unter „Verweise ➢ Inhaltsverzeichnis ➢ Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“. Hier kannst du das Layout anpassen und entscheiden, ob Seitenzahlen angezeigt werden sollen.

Das Inhaltsverzeichnis sollte immer als “Inhalt” bezeichnet werden. In dieser Reihenfolge steht es nach dem Titel und einem eventuellen Vorwort. Nach dem Inhaltsverzeichnis folgt in der Regel entweder eine kurze Einleitung oder der eigentliche Textteil.

Rechtschreibung prüfen

Nachdem du dein Dokument formatiert hast, überprüfe die Rechtschreibung unter „Überprüfen ➢ Rechtschreibung“ und „Grammatik“. Du erhältst dann Vorschläge zur Korrektur.